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Mieux
s'organiser : une méthode ! Avec quelques efforts d'organisation, vous ne vous laisserez plus déborder au travail. Développez des habitudes performantes et gagnez du temps au quotidien... |
Les journées vous paraissent trop courtes ? Vous aimeriez mieux gérer votre charge de travail ? C'est possible en agissant avec méthode. "Le temps est un espace à organiser concrètement et efficacement", explique Kerry GLEESON, créateur d'un Programme d'Efficacité Personnalisé, appliqué par plus de 300 000 personnes dans le monde*. "En vous imposant certaines règles d'organisation, vous acquérrez des automatismes quotidiens qui vous font vraiment gagner du temps". D'abord, il vous faudra lutter contre cette fâcheuse tendance à remettre les choses à plus tard. Essayez toujours de trouver une solution aux problèmes dès leur apparition, sans perdre de vue les dossiers prioritaires. Rappelez cette collègue qui vous a réclamé un dossier urgent, répondez au courrier de ce client mécontent... Vous serez surprise du peu de temps nécessaire et du soulagement éprouvé une fois les choses faites !
Quelques conseils pratiques pour aménager votre bureau :
- Prenez le temps de ranger vos dossiers papier avec pertinence, de façon à les retrouver rapidement. Optez pour trois corbeilles : une pour les "arrivées", une pour les dossiers "en attente" et une troisième pour les documents "déjà traités".
- Listez les fournitures et les instruments de travail dont vous manquez : ruban adhésif, agrafes, chemises, stylos, étiquettes... Procurez-vous ce matériel et vérifiez qu'il est en bonne état de marche.
- Essayez également de planifier votre emploi du temps en y consacrant 10 minutes chaque matin. Lorsque vous aurez un peu d'entraînement, l'analyse hebdomadaire de vos tâches ne vous demandera qu'une petite heure le vendredi après-midi.
- Constituez des fichiers de suivi individuel pour chacun de vos subordonnées, de vos collègues et de vos clients. Pensez à établir un échéancier qui fera partie de vos dossiers de travail.
- Veillez à vous débarrasser du travail en retard avant qu'il ne s'entasse, quitte à prévoir une heure chaque jour pour s'en occuper.
- Enfin, pour ces tâches "pas vraiment urgentes" que vous avez remises à plus tard, notez-les dans votre carnet de bord pour ne pas les oublier.
En appliquant ces principes simples, vous gérerez mieux le flot ininterrompu de sollicitations qui se déverse sur votre bureau et encombre votre mémoire. Vous serez plus à l'aise dans votre boulot, avec vos collègues et vos clients.
