Le document type

La lettre type, commune à tous les destinataires, est le premier document à rédiger. Les éléments de personnalisation (nom, prénom, société, adresse) ne doivent pas être tapés : ils seront insérés automatiquement lors de la fusion du document principal et de la source de données. Accéder à l'aide au publipostage de Word pour Windows en choisissant 'Outils', 'Publipostage' dans la barre des tâches. Cliquer ensuite sur le bouton 'Créer', puis 'Fenêtre active' pour que la lettre type soit considérée comme le document principal.

La source de données

Il s'agit de l'ensemble des éléments de personnalisation du courrier, classés par type (nom, prénom, etc.) pour permettre leur insertion dans les champs prévus à cet effet. Cette source de données peut être créée sous Word (.doc) ou ouverte à partir d'un document existant (carnet d'adresse électronique, document Excel (.xls) ou Access (.mdb). Dans la boîte de dialogue 'Aide au publipostage', dérouler le menu 'Obtenir les données' et faire son choix en fonction du document type. Pour la création intégrale d'une source de données sous Word, cliquer sur 'Créer la source de données'.

L'insertion des champs de fusion

Cette opération consiste à indiquer à Word où placer les noms, adresses et toutes données personnalisées. Il est nécessaire de revenir à la lettre principale et de procéder à l'insertion des champs de fusion grâce à la barre d'outils dédiée au Publipostage qui apparaît. Placer le curseur à l'endroit prévu pour le titre (Madame, Monsieur), cliquer sur 'Insérer un champ de fusion' et sélectionner 'Titre'. L'indication " Titre " se place alors à l'endroit où le curseur est positionné. Recommencer l'opération pour chaque champ (nom, prénom, etc.).

La fusion du document et de la source

Les données du document sources sont fusionnées avec la lettre type afin de créer les lettres personnalisées adaptées à chaque destinataire. Dans la barre d'outils, cliquer sur l'icône de fusion. Word réalise un nouveau document appelé 'lettres types', composé d'autant de lettres que de destinataires. Pour s'assurer que les données sont correctement fusionnées, cliquer dans la barre d'outils 'Fusion et publipostage', puis sur 'Mode publipostage'. Un bouton permet de faire défiler chacune des lettres créées. Il reste à fusionner vers l'imprimante et à éditer le publipostage.

Les fonctions avancées
Dans le cas de publipostages fréquents, ne pas hésiter à utiliser les possibilités offertes par Word pour l'automatisation de tâches répétitives. Il suffit de créer une ''macro'' (ou macro-commande) : une série de tâches enregistrées sous une commande unique. Pour ce faire, choisir 'Macro' dans le menu déroulant 'Outils' de Word, puis cliquer sur 'Nouvelle macro' et choisir un nom à la macro. La barre d'outils 'Enregistrement' apparaît. Effectuer alors les tâches à automatiser, puis cliquer sur le bouton 'Arrêter' de la barre d'outils d'enregistrement : la macro est enregistrée.

Les documents spécifiques
Le publipostage offre la possibilité de personnaliser des lettres sur une grande échelle, mais également des enveloppes, des étiquettes et des catalogues. Au lieu de choisir 'Lettres types' lors de la création du document type, sélectionner le type de document approprié (enveloppes types, étiquettes types, etc.). Outre le message, les multiples types d'étiquettes (couleur, transparence, grand format) permettent d'adapter l'identité visuelle d'un envoi à chaque type d'envoi (communication, administratif ou commercial).